Der Fränkische Ritterhaufen war von seiner Gründung an als demokratische Gemeinschaft geplant, die von gewählten Vertretern repräsentiert und gelenkt wird. Bereits am Anfang schrieb die damals noch freie Interessensgemeinschaft ein Regelwerk fest, dass Abläufe und Verhalten in der Gruppe festlegte. Dieses Regelwerk, dass 2005 von Sebastian Schröter, Michael Kühnl und Matthias Linhard ersonnen wurde, wurde schließlich auch Grundlage für die spätere Vereinsordnung, wie sie auch heute noch existiert.

Organisation durch die Hofämter
Der Fränkische Ritterhaufen wird durch die  Hofämter gelenkt. Diese unterteilen sich in den gewählten Vorstand („Hofämter“) und das bestellte Funktionspersonal („Untere Hofämter“). Der Vorstand führt gemäß Satzung und Ordnung den Ritterhaufen, das Funktionspersonal erledigt gemäß Vereinsordnung ihre Aufgaben oder führt die entsprechenden Teilgruppen in ihrem Aufgabengebiet (z.B. leitet die Feuershowbeauftragte die Feuershow).

Auszüge aus der Vereinssatzung in diesem Bezug:

Auszug § 10 Der Vorstand
        
Zuständigkeit des Vorstandes
Der Fränkische Ritterhaufen wird gerichtlich und außergerichtlich in allen Belangen durch den Vorstand vertreten. Jeweils zwei Mitglieder des Vorstands vertreten den Verein gemeinsam.

Weitere Aufgaben

• Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der Mitgliederversammlungen
• Ausführung entsprechender Beschlüsse der Mitgliederversammlung
• Erstellung eines Jahresberichtes
• Vertretung der Vereinsinteressen nach außen
• Bestimmung von Funktionspersonal gemäß Vereinsordnung in Beratung mit der Mitgliederversammlung

Auszug § 12 Beschlussfassungen des Vorstandes

Mehr zu den Hofämtern inklusive aktueller Besetzung im Hofämterbereich.

Vereinssatzung und Vereinsordnung
Das rechtliche Fundament für Fränkischer Ritterhaufen e.V. bildet wie in jedem Verein die Vereinssatzung, die Grundsätze formuliert und die im deutschen Gesetz verankert ist. In der Satzung sind Vereinssitz, Name und Zweck festgeschrieben. Sie regelt die Wahl und Aufgaben des Vorstandes, die Mitgliedschaft und das Vereinsvermögen und bestimmt die Einberufung und Durchführung von Mitgliederversammlungen (im Ritterhaufen „Freie Zusammenkünfte“ genannt).

Zusätzlich zur Satzung existiert eine Vereinsordnung, die sich internen Abläufen des Vereins widmet. Sie definiert z. B. Aufgaben des Funktionspersonals, setzt Verhaltensregeln für Mitglieder und Anwärter fest, regelt den Ablauf vom Mitgliederaufnahmen, setzt alles um die  Mitgliedsbeiträge fest und ist Grundlage für das Disziplinarwesen.

Freie Zusammenkünfte - Die Mitgliederversammlung und die Jahreshauptversammlung
Im Fränkischen Ritterhaufen heißen alle Mitgliederversammlungen „Freie Zusammenkunft“, die Jahreshauptversammlung nennen wir das „Freie Jahrestreffen“. Sie werden aufsteigend nummeriert (Ende 2009 findet beispielsweise die 20. Freie Zusammenkunft statt, 2010 das 5. Freie Jahrestreffen). Diese insgesamt 5 mal pro Jahr stattfindenden Treffen stehen ganz im Licht der Planung unserer Buchungen und Aktivitäten sowie der demokratischen Abstimmung über Neuerungen, Mitgliederaufnahmen und sonstige offizielle Tätigkeiten gemäß Satzung und Ordnung. Sie finden meist in geselliger Runde in ausgesuchten Restaurants oder auf der Vereinsresidenz statt. Jedes Mitglied ist dazu angehalten, sich bei der Gestaltung mit einzubringen.

Auszug aus der Vereinssatzung:

Auszug § 15 Beschlussfassung der Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung wird vom 1. Vorstand, bei dessen Verhinderung vom 2. Vorstand, geleitet. Bei Wahlen kann die Versammlung für die Dauer des Wahlgangs die Leitung dem Wahlausschuss übertragen.
Wahlen können auf einstimmigen Beschluss der Mitgliederversammlung per Akklamation durchgeführt werden.
Die Mitgliederversammlung ist nicht öffentlich. Der Versammlungsleiter kann jedoch Gäste zulassen.